固定资产管理(上)

1267 上次更新时间:2021-09-18 14:58:09

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场景需求

固定资产是企业重要组成的一部分,其占用企业大量的资金,因此做好固定资产的管理是企业的重要基础工作之一。

由于固定资产价值过高,物品使用周期较长,使用地点也较分散,所以在管理上难度很大,大多数企业在管理固定资产会遇到以下几个问题:

1、企业资产管理中的帐、卡、物、单的信息不一致。
2、管理资产手续繁琐,尤其涉及资产领出、借出、保修等多个环节。
3、管理固定资产效率低,固定资产的流失率在增加。

为此,我们细化以下几个具体的需求:

1、通过搭建资产管理系统,实现数字化管理固定资产,将帐、卡、物、单的数据都呈现出来,让每一个数据都对得上,尤其是物品的借出历史、保修历史等。

2、搭建固定资产、报修、领用物品、归还物品表单,优化管理固定资产的流程,提高流程运转效率。

3、通过配置,让系统自动处理和完成一些工作流,实现高效率管理固定资产,减少人员大量重复操作时间成本。

4、快速查看该固定资产的详细情况,及时处理异常情况,可通过一码通将固定资产的多个数据进行关联。

解决思路

我们先来梳理下管理固定资产业务的整个流程,首先将固定资产的数据搬到线上进行有效管理和控制。

其次通过数字化、信息化、智能化进一步优化管理资产流程,提升固定资产的使用经济效益,帮助企业实现降本提效的目的。

核心流程

固定资产的生命周期一般包含以下几个环节:采购、维护、领用、规划、保修、报废,为让大家更好上手操作,这里演示该物品状态为4个环节,分别是正常、借出、保修、报废。

这时我们会有两个核心流程如下:

1、维修物品

维修物品→提交物品保修单→系统更新物品状态为:维修中→审批通过→系统更新该物品状态为:正常。

2、领用和维修物品,归还物品

提交领用物品单→审批通过→系统更新物品状态为:借出。

这时会有两个不同的流程:

(1)当我们借出后,领用一段时间后想归还物品,流程为:归还→提交归还单→审批通过→系统更新状态为:正常。

(2)当我们领用的物品出现问题,我们需要送去保修,流程为:填写维修单→系统关联状态为:借出→已提交维修单→系统修改状态为:保修中→通过审批→系统更新状态为:借出。

如果需要归还,其流程跟上面一样。

业务难点

这时我们会遇到一个问题,如果该物品已借出,那它维修的时候,如何将该物品的当时状态存起来,等维修好后,再将物品的状态修改回去。

简单是说,物品来维修之前是什么状态,修好之后就是什么状态,这样可保证数据的规范,有效,设备维修和借出的历史都可查到。

我们可以在设计设备报修单时,将物品当前状态的字段控件,配置关联数据,这样当提交物品报修时,系统将该物品的状态关联进来,提交表单时可自动存入该物品的状态。

拆解问题

我们继续对业务难点进行分析,将其转化为问题,拆解3个问题,再——解决。

1、管理和处理物品时,如何将物品的当前状态存起来?

新建固定资产表和报修表,在设计报修表时,我们将「当时资产状态」的字段控件进行数据关联,关联目标表表单为固定资产表,设置过滤条件后,该字段联动显示固定资产表该物品的状态。

当提交时,系统自动存入当物品的当前状态。

2、当设备借出、归还、维修等,如何自动实时更新状态?

我们在编辑流程,新建一个节点→自动操作-更新节点,配置目标应用、目标表单、筛选条件、填入更新字段规则,即可实现这一场景,节省管理资产成员的重复操作时间

3、如何快速、实时查看该物品的多个详细信息?

通过一码通配置,可扫码查看该物品的基本情况,当前状态、维修状态、借出或归还历史等信息。

一码通功能介绍

把每一条数据生成二维码,扫描二维码即可获取该数据所有信息,同时基于视图本身的能力,可以查看关联表单、仪表盘,也可以通过视图按钮执行填写表单等操作。

一码通的强大之处在于,把所有的数据都完美地整合到一个小小的二维码,所谓一码在手,数据全有

由于篇幅有限,本次文章分为上、下两篇,关于如何具体搭建固定资产管理系统,我们专门用一篇文章来详细开展,哪怕是零基础的,也能快速掌握搭建系统的方法。

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