搭建 GTD 时间管理系统

910 上次更新时间:2021-12-27 22:05:05

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上期内容我们分享 GTD 的价值和使用方法、设计模块;GTD 不仅可以管理时间,也可以管理行动,在工作、生活和学习都适用,本期文章重点分享如何快速搭建好用的 GTD 管理系统。

在搭建之前,需先回顾下 GTD 具体各环节是做什么,结合自己的业务需求去搭建。

  • 收集:记录所有的想法,不管是重要的还是不重要的想法。

  • 整理:以理性逻辑的方式把想法转化为具体的任务,可以按照重要紧急四象限法则进行,也可以按照两分钟原则,比如完成任务不超过两分钟,可以立马去做。

  • 组织:将已整理的任务,按照日程进行安排,比如今日必须完成的、下周计划、待办、等待某个时间去做等等。

  • 回顾:定期回顾所有的任务和行动,比如以周为单位,确保按照指定的计划进行,或已做好充分的准备,并定期清理任务。

  • 执行:执行是最重要的环节之一,哪怕以上四个做得再好,只要没行动还是等于0。

搭建模块

搭建 GTD 时间管理系统非常简单,只需设置三个表单,分别是收集箱和整理箱、回顾与行动。如果想跟进一步查看和了解,也可以设置仪表盘数据分析,查看目标完成率和具体行动等。

收集箱

收集箱主要记录和管理所有的想法,通常手写记录比较麻烦,容易丢失,在其他平台记录容易造成数据分散,无法进行统一管理,后期整理和行动也非常麻烦。

您可以在无代码速融云结合业务需求,个性化搭建表单,如需管理PPT、Word、图片、音频等相关资料,可以在收集箱表单拖拽附件即可,非常简单。

核心字段控件设置

1. 进度——下拉框

记录想法通常要记录想法的进度,以便查看和管理想法是否按照预期计划执行落地,避免遗忘。

进度通常包括未整理、已整理、进行中、已完成、作废,一般需手动重复填写,现在您可以通过拖拽下拉框,选择即可,节省大量重复填写时间。

如下图新建表单,设置表单名称为收集箱。



在基本控件拖拽下拉框字段控件,设置字段控件标题为进度,设置选项内容,可选择速融云提供经典颜色,也可以自定义设置颜色。



2. 记录日期——日期

记录日期无需手动填写,可以设置默认内容,系统自动帮您填写日期,是不是非常方便?

在基本控件拖拽日期,设置控件标题,在默认内容选择表单提交时间即可。



3. 相关资料——附件

通常在看图片、文章、视频、文件等会产生灵感或想法,我们可以把文件相关资料集中统一管理,在记录想法的同时,上传相关的文件,可通过附件字段控件实现。

在增强控件拖拽附件控件,设置标题名称即可,设置完后点击保存后发布,您也可以个性化设置附件上传文件大小,是否仅允许上传一个,灵活性极强。



4. 备注——多行文本

除了以上字段的需求,我们另外还想再添加一个或多个信息,基本控件拖拽多行文本,修改标题为备注即可。

整理箱

对想法进行分类和整理,通常需要设置紧急程度、完成时间范围、想法标签等。

核心字段控件设置

1. 想法——智能引用

在整理想法之前,我们需记录原始想法,可通过智能引用关联数据,只需选择即可,无需再次手动重复填写。

如下图,在增强控件拖拽智能引用,修改控件标题,设置数据来源为收集箱、来源字段为想法即可。



2. 完成时间范围——起止时间

对于已整理部分的想法,我们并不确定具体完成时间,但可以大概确定需要完成的时间,这里只需在基本控件拖拽起止时间,设置标题名称即可。



其他字段控件,比如紧急程度、想法标签可通过下拉框实现,其操作过程跟上述一致,这里不再累述。

回顾与行动

主要记录想法完成进度和总结复盘或其他需求,也可以通过看板视图管理想法或任务进度安排,将任务进度可视化,使用方法非常简单,只需拖拽卡片即可,也可以直接手动归档。

其表单搭建非常简单,所用到的智能引用控件、下拉框、日期、单行文本等跟上述操作设置一样,大家可以自己搭建挑战下,也可以举一反三,用来搭建贴合自己需求的表单,可以更好管理和查看自己的任务。

如下图新建看板视图,设置看板视图名称为任务进度。



设置分组字段为执行进度,可根据个人需求设置分组或修改分组名称,设置后点击下一步。



自定义设置卡片显示字段内容,标题字段,卡片颜色,结束时间,设置后,右边会有卡片演示效果,设置后点击下一步。



在显示设置,可自定义设置是否隐藏字段、冻结列、只读字段等权限设置,极大程度保证看板数据的安全,设置后点击下一步即可。

效果演示图



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