售后服务工单系统:备件管理

923 上次更新时间:2021-11-02 19:51:04

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场景需求

备件管理是售后工单服务最重要的部分之一,一般备件分散在各仓库或各门店,通常是线下手动记账备件的领用和归还、或调拨。

由于时间较长,纸质数据可能存在丢失,因此很难及时盘点数量,以及追踪备件的使用人、以及使用情况。

再加上公司的客户需求量较大,内部工程师较多,多个环节下来造成数据丢失或反映不及时,可能导致企业重复购置,或购置不及时降低服务人员的完案率(也就是服务不及时),从而降低客户的满意度。

重复购置过多的备件会直接影响到公司的资金占用率,也会过度占用大量的仓库空间,同时也会提高管理备件的成本。

因此我们需要设计并搭建备件管理系统,解决以上场景需求,同时也需要解决如下问题:

  • 打通内部数据,实时更新库存管理信息,降低或避免重复购置备件。
  • 数字化记录备件的来源去脉,做到每一条备件的数据都有迹可循。
  • 智能化自动处理一些工作流,比如库管同意备件领用后,需自动新建出库表,并录入相关信息。
  • 降低备件管理的的用人和时间成本,把备件库的储备资金压缩到合理供应最低的水平。

设计思路

在解决问题之前,我们先来梳理备件管理的整个业务流程:

登记备件信息→采购备件→检查备件→备件入库→申请领用→库管审批→备件出库→领用设备,具体业务流程如下图:

解决技术流程

思考数据在运转流程节点中,需考虑到还需解决其他哪些问题。

比如,库管同意领取或退回,一般都要登记出入库表单信息,要不然后续数据对不上,那么这个情况下,我们希望系统能够自动创建并录入,所以这时要在流程设置自动创建节点。

备件领用
提交个人备件申领表→库管审核同意→工程师领取设备→系统自动创建出库表

备件退回
提交个人备件退回表→库管审核同意→设备放回仓库→系统自动创建入库表

解决方法

为落地解决具体场景需求,我们需将以上场景需求转化为问题,并进行拆解问题,针对具体问题给出具体的解决方法。

1、如何在出入库实时更新库存数量?

上期内容我们分享了库存管理系统,其中已搭建公司聚合表,子表单的智能引用名称设置为「剩余可出库数量」,其在默认内容选择关联数据,设置条件如下图。

选择相关备件后,即可自动显示该备件的剩余库存数量。

2、同意领用或退回备件时,如何自动创建出入库表,并录入数据提交?

您可以在流程节点设置,在审批节点下方添加自动操作–填写节点,配置相关条件后,当审核通过时,数据运转到下一个节点时,系统自动创建并录入数据。

节省的大量时间,可以用来去做有价值的事情,比如查看和管理备件可视化数据视图、报表,通过数字化做业务决策,并推动业务高效运转。

3、如何在同一页面查看和处理备件申领、分配、退回的情况?

您可以通过新建仪表盘,添加申领、分配、退回流程审批,为实现高效办公,也可在仪表盘设置快捷键发起表单,点击按钮即可跳转到需填写的表单页面,比如常用的入库表、出库表、调拨表。

同时也会遇到一个场景,在审批领用表时,库管需要再查看下备件的库存情况,一般情况下流程,先推出审批页面,再去备件库存聚合表查询,然后再回到审批页面,这样非常麻烦。

我们可以设置关联库存查询仪表盘,审批同时也可以在当前页面查询,是不是非常方便?

4、如何自动生成个人备件库存报表?

您只需新建聚合表单,设置相关条件后,录入数据后,系统将会自动生成个人库存报表。

5、如何通过关联备件相关信息,在填写出入库单时联动显示备件信息?

您可以在子表单添加智能引用字段控件,设置其相关条件,即可实现一键关联所有的信息。

模块设计

针对以上需求,我们需用到三个功能,分别是流程表单、仪表盘、聚合表。

通过以上需求和拆解问题,我们将备件管理分为三个部分,分别是备件基础信息的管理、个人领用/退回备件的管理、库管待办管理。

1、备件管理

主要查看、管理多个备件的信息。

2、个人备件库管理

主要管理申领备件、退回备件、分配备件多个表的数据,并进行处理,同时查看个人库存报表数据。

3、库管首页仪表盘

帮助库管在当前页面快速处理多个待办事宜,并在当前页面发起表单进行处理。

感谢大家的阅读,最后推荐大家阅读工单管理、客户管理、库存管理内容,可以用来自己搭建,或对以上系统进行调整。

如果在设计或搭建上有些问题,可在首页添加客服进行咨询哦~

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