如何规范管理销售发票?

934 上次更新时间:2022-12-30 16:14:39

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发票管理痛点

1.财务需人工识别和录入发票信息,时间成本高且容易出错。
2.销售需手动重复填写客户开票信息地址等,办公效率低。
3.财务常用纸质或自制 Excel 查重管理发票,容易导致重复开具和难管理。

解决核心逻辑

1.提升财务信息录入率

在销项发票单设置智能引用,可帮助销售快速填写提交发票申请。

2.校验发票信息是否有效

在销项发票单设置表单提交校验,确保销售提交的发票信息正确、规范、有效。

3.实时自动更新信息

在销项发票流程配置重新计算节点,发票申请通过后实时更新销售合同开票状态和已开票金额。

快速搭建

为解决上述问题,我们需搭建产品表、客户管理、合同订单、客户发票信息、客户发票寄送信息、销项发票。

1.快速拖拽表单

如何快速新建表单,以简单的产品表为例,如下图新建流程表单,设置表单名称为产品表,进入表单编辑页面。

手动拖拽单行文本,点击设置字段名称即可,其他字段控件设置同样。

为保证数据录入规范、有效,可设置该字段权限为必填,在填写表单时,如果不填写则无法提交表单,其他字段控件设置同样,只需拖拽对应控件,设置名称即可。

设置完成后,点击保存后发布,其他表单设置同样,这里不再累述,大家可以自己拖拽体验下无代码速融云的速度。

实现效果

2.设置表单

财务开票时,如何快速选择该合同,在销项发票右上角点击“编辑表单”,在增强控件拖拽智能引用,点击设置字段标题。

如下图设置数据来源应用、表单、字段、辅助显示字段。

点击「编辑数据后联动显示字段」,选择需显示的字段控件。

为确保选择符合条件的合同,比如合同状态等于已通过,开票状态等于未开票,如下图设置过滤条件,设置后点击确定,保存发布即可生效。

实现效果

3.设置表单提交验证

为确保开具发票数据规范有效,需设置多个表单提交校验,在销项发票表单,右上角点击「编辑表单」→「扩展设计」→「表单提交验证」,点击新建即可。

比如校验开票金额不得等于0,否则无法提交表单;如下图设置校验器名称、不满足提交提示语、校验类型选择公式,点击设置公式,设置后点击确定即可。

如需设置某字段必填,如下图设置校验器和提示语,在校验类型选择字段必填,选择字段控件即可。

实现效果

4.设置流程

如何根据发票申请结果,自动实时更新销售合同的开票状态和开票金额?

在销项发票右上角点击「编辑表单」→「编辑流程」,在开始节点下方添加审批节点,设置节点标题。

在审批节点点击「高级设置」,设置自动修改值。

在审批节点下方添加重新计算节点,设置更新类型和更新字段,设置后点击保存发布。

实现效果

应用地址

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