实践篇:天然气、特种气体行业进销存财务管理(上)

706 上次更新时间:2021-10-18 16:39:18

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上期内容分享设计思路、业务核心流程、解决方案,我们按照已设计的思路和解决方案搭建贴合我们的业务需求,并快速落地解决痛点。

搭建需重点解决的问题如下:

1、解决对账数据核对难点问题,实现高效率对账。

2、自动处理并完成一些工作流,比如提交对账单,修改其他表该数据的对账状态。

3、打通数据内部壁垒,实现业务流程数字化,提升团队协作效率。

4、自动完成大量的数据计算工作,可节省财务花费大量的手动计算时间。

模块设计

  • 基础信息
  • 供应商管理
  • 客户管理
  • 对账管理

搭建系统

1、基本信息

基本信息包括车号信息和产品信息,具体如下图:

2、供应商管理

主要管理和维护供应商的信息、供应商提货单和供应商打款记录数据,可以新建三个流程表单:供应商、提货单、供应商打款记录表。

供应商

管理和维护供应商的信息,供应商一般包括供应商代码、供应商名称、名称缩写等,您也可以往上一步添加附件、地址、图片等。

提货单

提货单主要有三个部分,分别是供应商信息、产品信息、财务信息。

搭建表单需注意以下三个关键点:

1、开票状态/对账状态

我们通过下拉框来实现,未开票选择常见的绿色,已开票我们选择醒目的红色,方便我们在管理数据快速看到该数据的状态,对账状态设置同样。

2、智能引用/关联数据

供应商代码拖拽智能引用字段控件,设置数据关联为供应商表,字段控件来源于供应商表的供应商代码字段控件。

如果您想联动显示供应商的名称和名称缩写,需再编辑数据后联动显示字段,其设置如下条件。

商品代码也设置同样,我们先来看下效果图:

3、公式设置

(1)应付金额

应付金额=单价*提货数量,点击需计算的字段控件,在默认内容选择公式→编辑公式,选择该表单的字段控件,设置公式。

配置后,系统自动计算应付金额,并快速同步该金额,可节省工作人员手动计算时间的成本,提升工作效率。

(2)毛利润

利润是送货单总金额减去应付金额,这里选择数学函数 SUM 累加计算子表单的送货单金额,并减去应付金额,就是毛利润。

(3)账期内打款金额

选择高级函数,设置公式后,系统将查询的账期之内所有的需打款金额进行累加计算。

(4)账期内应付金额

跟上述公式一样选择高级函数 RMAP ,查找并累计计算该账期所有的应付金额。

(5)当时结余

其设置很简单,结余公式为=账期内打款金额-账期内应付金额-应付金额,选择字段控件设置即可。

供应商打款记录表

打款记录表通常包括:单据号、打款日期、账期、供应商代码、打款金额等等,其中账期您可以通过公式设置让其转化格式,无需再次手动输入。

核心字段控件

账期

需将日期进行格式化,其配置公式:DATE(打款日期,‘yyyy-MM’) 格式化,比如打款日期是2021年10月,该字段显示:2021-10。

说明:DATE 是指将时间戳进行格式化,或转化为日期对象,yyyy 是指年份,MM 是指月份。

数据视图

如果您需要查看和管理月结余数据,可以新建一个数据视图,即可在当前同一页面切换处理,无需再新建另外表单进行处理。

点击新建视图→新建数据视图,设置数据视图名称。

往下拉设置筛选条件,过滤条件为,筛选类型等于上月结余数据,完成后点击下一步确当即可,系统将所有上月结余的数据都放到数据视图,无需一条条复制。

3、客户管理

客户管理同供应商一样,也是三个表单,分别为客户、送货单、客户付款记录表。

客户

客户表一般包括客户代码、名称、名称缩写、联系人、电话等,您也可以根据需求设置添加其他字段控件,比如附件、地址,图片、定位等字段控件。

送货单

送货单跟提货单差不多,一般包括状态、客户信息、产品信息、财务信息,具体如下图:

其中涉及公式和智能引用、管理数据等,设置步骤跟上述提货单同样,这里不再累述。

客户付款记录表

客户付款记录表一般包括单据号、打款日期、账期、客户代码、客户名称、打款金额等,具体如下图:

核心字段点控件

1、账期字段控件设置公式为:DATE (打款日期,‘yyyy-MM’)。

2、客户代码设置智能引用,关联来源于客户表–客户字段控件,并设置选择数据后联动显示字段,当前表单的客户名称也来源于客户表的–名称字段控件。

4、对账管理

对账管理基本包括供应商对账和客户对账,具体细分为对内部对账和对外部对账。

供应商对账单

供应商的对账单基本包括对账时间、供应商信息、提货信息、财务信息等,具体如下图:

核心字段控件

1、对账时间

一般提交对账时间是当前时间,我们可以在该字段控件的默认内容,选择表单提交时间,系统会自动设置提交时间,无需人为重复设置日期。

同样,您也可以根据您的实际情况,自定义设置或设置公式、以及关联数据等。

2、账期
账期、下一个账期的第一天、下一个账期字段控件需设置公式,选择日期函数配置相关条件,系统即可自动录入账期。

下一个账期的第一天

选择日期函数,需用到两个日期函数,分别是:DATEDELTA、MONTHDAY其设置公式为:DATE(DATEDELTA(MONTHDAY(对账时间,2)1)。

日期函数说明:

1、DATEDELTA

DATEDELTA(日期字段,天数)指将指定日期加/减去指定天数。

2、MONTHDAY

MONTHDAY(日期字段,type)是指获取指定时间所在月的的某天,如果type是1,是获取指定所在月的第一天,如果type为2,则指最后一天。

下一个账期

下一个账期也是用DATEDELTA、MONTHDAY这两个日期函数,在公式的基础上,我们使用DATRE(日期字段,‘yyyyMMdd’) ,将其进行格式化。

供应商代码、供应商名称、提货明细子表单等,其中需设置智能引用、关联数据等,上述搭建过程已分享过,这里不再累述。

3、按钮

这部分是最关键的字段,也是解决对账难点的功能之一,其设置按钮后,可实现自动同步在账期内的订单,无需再次查找和——核对。

拖拽该按钮字段控件,设置名称和按钮颜色,速融云支持15种颜色,您可以自定义选择设置,按钮模式选择为插件。

注意:设置插件时,需先搭建好提货明细子表单。

设置插件

1、选择插件

点击插件后,弹出插件中心,在关联数据,安装智能筛选数据到子表单即可。

2、设置关联表单和条件

设置关联提货单,关联条件为同一账期、同一供应商、供应商名称,对账状态为未对账。

3、设置关联字段控件

关联字段后,会将关联表单的数据联动显示到当前表单的子表单,需注意的是,子表单字段必须同属同一个子表单。

继续往下设置,在查询返回值到子表单,选择覆盖,点击确定,保存发布即可。

4、金额

本期结算量、打款金额、本期结余、应付金额、实际金额同样设置公式,其设置条件跟上述一致。

流程节点

1、自动创建打款表

当我们提交对账单时,需要再创建打款表(供应商打款记录表),这里我们可在流程节点设置自动创建表单,并自动录入数据,无需再次重复操作。

从表单设计切换到编辑流程页面,点击新建自动操作–填写节点,设置该节点名称、选择目标应用,设置填写规则即可。

2、自动修改对账状态

设置后,提交供应商对账单后,系统自动将供应商提货单的该数据的对账状态修改为已对账。

新建插件节点,设置节点名称,并添加插件。

在弹出插件中心页面,选择智能助手–「智能助手-更新-子改主」。

智能助手说明:
根据表单的发起、拒绝、完成或数据的更新、删除自动执行工作流,您可以理解为您的专属智能小助手,全程24个小时帮您处理和完成一些与表单事件的工作流。

设置插件条件,选择需关联的表单、过滤条件、并设置对应的主字段,设置完后点击确定,保存后重新发布即可。

客户对账单

客户对账单包括对账时间、客户信息、送货明细、财务信息等,大致结构跟供应商一致。

除了设置数据来源不一样,其搭建过程跟供应商对账
搭建基本一致,流程节点设置也同样,这里不做重复说明。

供应商对账单(对外)

供应商对账单,主要是记录信息,打印出来发送给供应商,基本包括时间、供应商信息、提货信息,订单金额。


核心字段控件

1、起始时间和结束时间默认为表单提交时间。

2、供应商代码和供应商名称、提货明细设置智能引用即可,按钮同上搭建供应商对账步骤一致。

自定义打印

一般来说,跟外部对账时,需先整理数据,再整理打印模板,最后发送给供应商,现在您只需要设置好打印模板,每次上传数据时,只需点击打即可查收已整理好的对账单,极大提升了办公效率。

在扩展涉及页面,选择自定义打印模板,新建模板。

上传已设置好的打印模板。

演示图

客户对账单(对外)

同样包括时间、客户信息、送货明细、财务信息,其配置路径跟上述一致。

下期我们继续搭建开票管理、财务报表管理、数据分析查询管理,从而搭建完整的天然气、特种气体行业进销存财务一体化系统。