财务管理(下)

881 上次更新时间:2021-09-18 14:58:27

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终于到了大家最期待的内容,如何从0开始,一步一步搭建财务管理系统呢?话不说多,我们直接开始吧。

搭建财务管理系统主要分为两个部分,第一部分是搭建表单,第二部分是配置智能助手,其核心步骤如下:

  • 新建公司账户表
  • 新建收款记录表
  • 新建报销表
  • 新建资金流水表
    配置智能助手
  • 新建每月结余表
    表单提交验证

1、新建公司账户表

一般公司账户表包含:银行卡号、银行名称、开户行、类型等,简单拖拽所需的字段控件如下图:

核心字段控件

1、本月期初金额

期初金额:上期结转至本期的金额,也是期初已存在的账户余额。

该字段需关联每月结余表的期初结余,财务无需再重复手动录入。

2、当前月流水

需要在当前表单查询资金流水表的金额,系统自动累计计算当月流水,并实时同步计算结果。

其公式设置为:RSQL(‘sum’,资金流水表-金额,‘and’ ,资金流水表-银行卡号,’= =’,银行卡号,资金流水表-账期,’ #FF9800==’,账期)

说明:sum 是指自动累加计算,and 是指满足所有的条件,== 是指等于。

3、当前余额

当前余额公式为:本月期初金额+当前月流水,系统自动计算并实时同步结果。

4、账期

需将日期进行格式化,其配置公式:DATE(更新日期,‘yyyy-MM’) 格式化,比如更新日期是2021年9月15日,该字段显示:2021-09。

说明:DATE 是指将时间戳进行格式化,或转化为日期对象,yyyy 是指年份,MM 是指月份。

2、新建收款记录表

表单设计

一般收款记录表包含:收款日期、收款账期、银行卡号、收入类型等,简单拖拽所需的字段控件如下图:

核心字段控件

1、收款账期

这里我们使用日期函数 DSTE ,其公式为:DATE(收款日期,‘yyyy-MM’) 。

2、有无关联合同

在合同收款,如果公司项目较多,收款不及时的话,容易形成坏账,给企业财务带来风险,但再新建一个合同表更麻烦,这里我们用强大的「超级显隐」来解决。

超级显隐:

在同一表单,需给不同人设置不同的权限,比如只读、删除、编辑权限,在实际场景,需要设置隐藏该字段的权限,通过多条件控制的显隐、和控制字段颜色变化,可让同一表单72变。

在表单设计配置该字段开关后,点击扩展设计→超级显隐,点击新建。

设置具体的规则名称、优先级、过滤条件、可显示字段,点击确定,保存发布即可。

其设置含义是:当前用户点击关联合同,页面显示合同名称、合同负责人字段,如不关联合同,则不显示。

效果图:

3、银行卡号

银行卡号较多,如果一个一个手动填写,非常麻烦,这里我们用「智能引用」来解决,在数据来源关联公司账户表,数据来源字段设置为银行卡号。

您也可以根据实际情况,设置辅助显示字段,比如银行卡号、开户行、类型等。

编辑流程

1、收款审批

在编辑流程页面,新建审批节点,修改节点名称后设置负责人。

2、自动填写资金流水表

新建自动操作-填写节点,修改节点名称,设置目标应用、目标表单,具体设置填写规则,并启用校验器。

当提交的收款表审批通过时,系统自动在资金流水表新建一条数据,这一设置可节省财务大量的重复操作的时间,实现高效办公。

3、新建报销表

表单设计

一般报销表包含:银行卡号、报销日期、报销名称、报销账期等,简单拖拽所需的字段控件如下图:

核心字段控件

1、报销明细

在增强控件,拖拽子表单,并添加字段。

2、总金额

拖拽金额字段,在默认内容选择公式,并配置该公式:SUM(报销明细-报销金额)。

3、总金额辅助字段

报销后,我们需要计算流水,比如报销100元,总金额辅助字段显示-100元发,方便财务计算当月流水或结余。

同样拖拽金额字段,在默认内容选择公式,其公式设置为:PRODUCT(总金额,-1),也就是100元乘以(-1)= -100。

说明:PRODUCT是指以参数形式给出的数字相乘,并返回乘积。

在该字段权限,取消勾选可见、可编辑即可,设置后可在管理数据查看总金额辅助数据。

编辑流程

1、报销审批

在编辑流程,新建审批节点,修改名称,添加负责人即可。

2、自动填写资金流水表

设置步骤跟收款表一致,添加自动操作-填写节点,设置目标应用、目标表单和填写规则,启用校验器即可。

4、新建资金流水表

表单设计

资金流水表一般包含:银行卡号、付款时间、金额、账期等,简单拖拽字段如下:

核心字段控件

1、资金流水号

这里我们无需手动填写流水号,当您提交表单时,系统自动帮您填写流水号。

流水号格式支持系统默认设置、自定义设置,您可以根据实际需求,灵活设置流水号格式。

2、银行卡号

拖拽智能引用,设置目标应用、目标表单,数据来源字段,辅助显示字段。

3、账期

设置公式跟上述一样,其公式为:DATE(付款时间,‘yyyy-MM’) 。

监控流程

我们需要监控公司账户表的数据变化,如果公司账户表新增数据或更新数据,那系统自动更新资金流水表同一表单的所有的字段。

新建表单→智能工作流→智能助手,配置事件触发节点。

新建自动计算节点,配置数据源,点击确定后,在更新类型选择更新所有字段,启用智能助手即可。

5、新建每月结余表

表单设计

每月结余表一般包含:银行卡号、本月结余金额、期初账期、期初结余等,简单拖拽字段如下:

核心字段

1、本月结余金额

跟上面用高级函数 RSQL 公式一致,在当前表单查询资金流水表的期初账期数据,并进行累计计算,实时同步计算结果,具体配置公式如下:

2、期初账期

期初账期是指当前创建时间,其公式设置:DATE(创建日期,‘yyyy-MM’) 。

3、期初结余

在当前表单查询,资金流水表的上月期末账期的数据,并进累计计算,实时同步计算结果。

4、上月期末账期

上月期末是指本月期初,计算上月期末账期的数据,需要用到日期函数 MONTHDAY ,其公式为:MONTHDAY (创建日期,1)。其中1是指第一天。

其计算账期不包含当前创建日期,我们用日期函数 DATEDELTA 减去天数,该公式为DATEDELTA (MONTHDAY (创建日期,1),-1。

设置格式化后,整体公式为:DATE(DATEDELTA (MONTHDAY(创建日期,1),-1),‘yyyy-MM’)。

5、期末结余

期末结余是指期初结余加本期流水表(发生额和减少额相抵)的差额。这里用高级公式 RSQL设置,具体如下:

6、上月期末日期

在上面的上月期末账期,去掉格式化,其公式为:DATEDLTA(MONTHDAY(创建日期,1),-1)

扩展设计

如何避免重复结余,保证数据的规范、有效,我们可以通过表单提交校验解决这一问题。

在扩展设计→表单提交验证,新建校验,设置校验名称、提醒语,在校验类型选择公式,并点击编辑公式。

具体设置公式如下,其设置含义是:在当前表单查询其他表的银行卡号、期初账期数据,并设置条件不得大于1,可避免提交重复结余。

编辑流程

1、重新计算公司账户资金

在编辑流程添加重新计算节点,并设置名称、具体配置数据来源、更新类型,保存后发布即可,具体如下图:

说明:

重新计算节点是指:数据在流转过程,系统自动计算该数值,并将计算的数值结果同步到已设置的表单里的某个字段。或者根据需求刷新表单中所有的公式或是关联数据的值。

总结

从财务场景需求,到分析需求,梳理整体的业务流程,到最后给出解决方案并落地,整体思路如下:

  • 明确财务场景需求
  • 分析需求,并拆解需求
  • 梳理整体的业务流程,尤其是核心流程
  • 思考需要用到哪些“积木”,像乐高一样搭建积木
  • 测试数据,落地解决场景需求